La mancanza di una strategia sui dati fa aumentare i dark data nelle aziende: come trasformare questo fenomeno in un vantaggio competitivo

• Più della metà dei dati aziendali potrebbe rientrare nella categoria dei dark data e, in molti casi, un terzo delle organizzazioni indica che il 75% o più dei propri dati archiviati sono “oscuri”.
• Poiché le organizzazioni dipendono sempre più dai dati per competere, innovare e garantire la propria sicurezza, ignorare questi volumi invisibili diventa un rischio strategico
• knowmad mood conferma che la mancanza di una strategia sui dati fa aumentare i dark data e moltiplica i rischi e i costi per le aziende

In un momento in cui le organizzazioni generano dati a un ritmo senza precedenti, molte aziende si trovano ad affrontare un problema crescente: archiviano informazioni che non utilizzano mai. Questo fenomeno, noto come dark data, rappresenta un’opportunità persa o un rischio in egual misura. La causa del problema risiede solitamente nella mancanza di una chiara strategia di gestione e governance dei dati, che porta ad un accumulo incontrollato di informazioni, moltiplicando i costi di archiviazione, aumentando i rischi per la sicurezza e rendendo difficile il processo decisionale basato su dati affidabili. Di fronte a questo scenario, knowmad mood, multinazionale tecnologica leader nelle soluzioni di trasformazione digitale, pone l’accento su questa sfida e fornisce le chiavi per trasformare questo “tesoro nascosto” in valore reale.

I dark data raggruppano tutti quei dati che un’organizzazione raccoglie nel corso delle sue normali attività, dalle e-mail, ai documenti, ai metadati, ai backup e alle interazioni con i clienti, ma che poi non vengono analizzati né utilizzati per il processo decisionale o le strategie aziendali. Secondo un sondaggio condotto da IBM, più della metà dei dati delle aziende potrebbe rientrare nella categoria dei dark data. In molti casi, un terzo delle organizzazioni indica che il 75% o più dei propri dati archiviati sono “oscuri“.

Perché si accumulano i dark data?

La crescita dei dark data non è frutto del caso. L’accelerazione della digitalizzazione, l’aumento esponenziale delle informazioni generate in tutti i processi aziendali e la mancanza di una solida strategia di gestione dei dati hanno creato la situazione perfetta affinché molte informazioni rimangano fuori dal radar. In molte organizzazioni, i dati vengono generati più velocemente di quanto possano essere classificati, e questo fa sì che si accumulino senza criteri chiari di utilizzo. Di conseguenza, gran parte dei dati finisce per essere archiviata in repository dispersi, senza visibilità, limitando la capacità di ottenere insight e aumentando i rischi operativi e di sicurezza. Per questo motivo, knowmad mood evidenzia le seguenti cause per cui le aziende accumulano dark data non elaborati:

• Silos di dati e sistemi frammentati: diversi reparti raccolgono e archiviano le loro informazioni in modo isolato, senza integrarle in un sistema comune, il che ne rende difficile la visibilità e l’utilizzo.
• Mancanza di una strategia sui dati o di una governance delle informazioni: molte organizzazioni non hanno ancora definito politiche chiare di classificazione, conservazione, etichettatura o utilizzo dei dati.
• Convenienza dei costi di archiviazione: con soluzioni di archiviazione sempre più economiche e abbondanti, molte aziende scelgono di conservare tutto per ogni evenienza, senza un vero e proprio piano di analisi.
• Dati non strutturati o difficili da elaborare: e-mail, documenti, registri di log, ecc. non sono sempre in un formato che gli strumenti tradizionali sono in grado di elaborare.
• Obsolescenza, disorganizzazione o ignoranza: a volte semplicemente non si sa cosa è archiviato; i dati possono essere dimenticati, senza un responsabile e senza un facile accesso.

Le sfide della mancata gestione dei dark data e perché non possono più essere ignorati

Poiché le organizzazioni dipendono sempre più dai dati per competere, innovare e garantire la propria sicurezza, ignorare questi volumi invisibili diventa un rischio strategico. Le aziende operano in un ambiente in cui le decisioni devono essere rapide e basate su informazioni affidabili; tuttavia, quando una parte sostanziale dei dati rimane nascosta, destrutturata o non catalogata, si creano punti ciechi che influenzano direttamente l’efficienza, la sicurezza informatica e la capacità di anticipare nuove opportunità.

• Costi inutili di archiviazione e infrastruttura: secondo Veritas Technologies, mantenere volumi crescenti di dati senza valore visibile può comportare milioni di dollari all’anno di spese.
• Rischi per la sicurezza e la conformità: questi dati dimenticati possono contenere informazioni sensibili, riservate o regolamentate, il che li rende un obiettivo appetibile per attacchi informatici, fughe di informazioni o violazioni normative.
• Perdita di opportunità strategiche: non analizzando questi dati, le aziende trascurano informazioni preziose su clienti, operazioni, comportamenti e tendenze che potrebbero essere fondamentali per il processo decisionale.
• Decisioni basate su informazioni incomplete: analisi, report e strategie si basano solo su una parte dei dati reali, il che può portare a conclusioni distorte o errate.

Come trasformare i dark data in un vantaggio competitivo

Le organizzazioni possono trasformare questo rischio in un vantaggio reale, per questo knowmad mood propone un approccio strutturato, basato su persone, processi e tecnologie:

• Inventario e catalogazione dei dati: identificare quali dati si possiedono, dove si trovano, in quale formato e se apportano un valore potenziale.
• Governance dei dati e politiche chiare: definire regole di conservazione, classificazione, utilizzo, accesso ed eliminazione.
• Tecnologia adeguata: implementare strumenti di gestione documentale (ECM), processi ETL, soluzioni di gestione dei metadati e qualità dei dati.
• IA e Machine Learning: per analizzare dati non strutturati (e-mail, log, documenti, ecc.), individuare modelli, anomalie e opportunità, consentendo di convertire i dark data in insight utilizzabili.
• Cultura dei dati e formazione interna: incoraggiare i team a comprendere il valore dei dati e ad assumersi la responsabilità della loro gestione.

“I dark data non sono un problema puntuale, ma una sfida strutturale che molte organizzazioni ignorano e che, probabilmente, limita la loro capacità di innovazione ed efficienza. Noi di knowmad mood siamo convinti che solo attraverso una strategia consapevole di governance dei dati, accompagnata da tecnologia intelligente e talenti preparati, le aziende potranno trasformare quella massa di dati invisibili in decisioni più intelligenti, processi più efficienti e vantaggi competitivi reali”, afferma Alejandro Morales, Senior Data & IA Strategy and Governance di knowmad mood.